Las empresas hoy en día se encuentran en entornos sumamente competitivos, las reglas del juego cambian constantemente y el uso de la tecnología avanza a pasos agigantados. Es por ello, que las empresas deben permanecer activas y aplicar estrategias que les permitan mantener su posición en el mercado, por lo cual, el benchmarking empieza a tomar cierto protagonismo como herramienta que ayuda a mejorar continuamente los procesos de una empresa. Sin embargo, algunos quizás no sepan ¿Cómo usar el benchmarking para mejorar?
En este artículo veremos algunos aspectos importantes para usar esta herramienta, pero antes, vamos a enfocarnos en definir ¿Qué es el benchmarking?
¿Qué es el benchmarking?
El benchmarking es una herramienta operacional y estratégica que permite recolectar información acerca del funcionamiento interno de la empresa y del comportamiento de los competidores referentes en el sector. El objetivo es, tomar lo mejor de cada uno para implementar mejoras que permitan aumentar el posicionamiento en el mercado.
Esta herramienta pretende observar, medir, comparar y aplicar una serie de estrategias que ya han funcionado en otras organizaciones en el pasado.
Algunos de los beneficios que nos ofrece el benchmarking son:
- Mejorar el desempeño de nuestras actividades internas y externas.
- Crear negocios que sean rentables.
- Mejorar la satisfacción del cliente.
- Aumentar los niveles de competitividad en el mercado.
- Crear productos y servicios innovadores.
- Conocer mejor los procesos internos.
Benchmark y origen del Benchmarking
Benchmark, es un término en inglés que proviene de las palabras «bench» (banquillo, mesa) y «Mark» (marca, señal). La palabra podría traducirse cómo medida de calidad.
Este concepto surgió a partir de la década de los 80, cuándo Xerox empezó a realizar la comparación de su desempeño con respecto a sus competidores. En aquel entonces, Xerox se había visto superada por la competencia y, llevó a cabo una estrategia de análisis de las buenas prácticas de control de existencias en una de sus filiales, para luego implementarlas en su propia entidad.
Sin embargo, algunos afirman que este concepto surgió mucho antes en la obra «El arte de la guerra» del general chino Sun Tzu, quién escribió:
«Si conoces al enemigo y te conoces a ti mismo, no hay duda de tu victoria».
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Tipos de Benchmarking
Hoy en día, no basta con fabricar un producto que pueda satisfacer a un grupo de consumidores, o lanzar cualquier producto al mercado. Es por ello, que las empresas se ven más obligadas a revisar constantemente sus actividades y a crear estrategias innovadoras que les permitan competir o aumentar la cuota de mercado.
Existen dos tipos de benchmarking que son aplicados por las organizaciones para mejorar:
Interno:
Se refiere a las diferentes formas de funcionamiento interno de los servicios de la organización.
En este tipo de benchmarking, la empresa realiza el análisis de los diferentes procesos aplicados en distintos departamentos, a fin de tomar las mejores prácticas e implementarlas en otras áreas de la organización.
Por ejemplo, al realizar el análisis del proceso de facturación en una unidad de negocios determinada con respecto al proceso de facturación de otra unidad de negocio de la misma empresa, las cuales, poseen una cadena de valor distinta.
También podría evaluarse, cómo se realiza el registro de la información del cliente en el expediente en el departamento de recursos humanos y, cómo se realiza ese mismo registro en el área comercial. La idea es tomar en consideración otra forma de realizar las actividades.
Externo:
Se trata de evaluar y adoptar las buenas prácticas de las empresas competidoras o líderes en el sector.
Este tipo de benchmarking es el más empleado por las organizaciones y, se utiliza para analizar lo que está haciendo la competencia para ser más reconocida en el mercado y ser vista como líder del sector estudiado.
Existen 2 tipos de benchmarking externo: Competitivo y funcional.
Benchmarking Competitivo: También es conocido como «Benchmarking de competidores».
Este tipo de benchmarking se enfoca en el estudio del producto o servicio de un competidor.
Al usar esta herramienta para analizar a los competidores, principalmente se tiene como objetivo, compararse con otra empresa del mismo sector para estudiar su estrategia, productos y servicios innovadores, los costes y plazos de producción.
También se considera el servicio comercial para acercarse más a los clientes y descubrir sus necesidades.
Funcional: Se centra en realizar una comparación de los procesos.
En este caso, la empresa se centra en realizar un análisis de los procesos de los competidores. Por lo general, se firma un acuerdo o colaboración, a fin de acceder a información que permita realizar el intercambio de las buenas prácticas aplicadas.
¿Dónde se puede aplicar el Benchmarking?
El benchmarking es aplicable en diversas áreas de trabajo:
- Productos y servicios: Se emplea para evaluar las características de un producto o servicio.
- Procesos de trabajo: Mejorar procesos y apoyar la cultura de calidad y mejoramiento continuo; analizar los procesos de trabajo internos relacionados a fabricación de productos, servicios.
- Estrategias: Apoyar el proceso de planificación estratégica de la empresa.
¿Cómo usar esta herramienta para mejorar?
- Aprender de la competencia: Cuando se realiza un benchmarking de cualquier tipo, se debe evitar copiar a la competencia. Lo importante es, aprender acerca de cómo los demás están haciendo las cosas y, usar esa información para mejorar los procesos internos y/o aumentar la competitividad.
- Medición continua: Es importante que el benchmarking sea visto como una herramienta de medición continua que permite evaluar frecuentemente los procesos comparándolos con los procesos de la competencia para mejorarlos.
- Calidad de productos y servicios: A través del uso de esta herramienta, se puede mejorar la calidad de productos y/o servicios, precios, calidad y costes que forman parte de la fabricación.
- Productividad: Mejorar la productividad y reducir tiempos en las actividades de fabricación.
- Aprender a nivel interno: El benchmarking permite realizar un diagnóstico de la situación de los procesos internos de la organización.
Pasos para hacer benchmarking
Fase 1: Estudio preliminar y planificación:
- Elección del procedimiento: Determinar el proceso, producto en incluso área de la organización dónde se llevará a cabo la aplicación de la herramienta.
- Elección de los medios: Formar un equipo de trabajo, en el cual, estén incluidos los líderes del área o responsables del producto, personas especializadas, personas que estén directamente implicadas en el proyecto.
- La planificación y el cálculo del coste final: Es necesario incluir en la planificación las actividades que se ejecutarán y quienes serán los responsables de ejecutar cada una de ellas. También se deben considerar los costes de colaboración, o cambio de procedimientos.
Fase 2: La elección del colaborador:
- Identificar cuáles son los competidores del sector que tienen mejores productos o posicionamiento en el mercado. Definir si se seleccionará otra empresa, un servicio interno o de alguna sucursal/ filial de la empresa, o un competidor.
Fase 3: Análisis de los procedimientos y benchmark:
- Análisis de los antiguos y nuevos procedimientos: Realizar el análisis de los antiguos y nuevos procedimientos para modificar los anteriores y, definir qué se debe tomar de los competidores para mejorar la competitividad.
- Definir los benchmark: El benchmark es el índice de referencia en el que se basa el análisis comparativo del benchmarking (atributo cuantitativo, plazo etc.).
Fase 4: Período de prueba e implantación final
- La prueba de implantación: Antes de empezar el benchmarking, quizás sea importante determinar un período de prueba para comprobar que mejoras se pueden llevar a cabo.
- Establecimiento del benchmarking: Se debe acompañar a los trabajadores en este período, debido a que en esta etapa los procedimientos nuevos o cambios que surjan pueden transformar a la empresa por completo. También, es importante realizar un seguimiento y guiar el proceso para asegurar que todos en la organización comprenden los cambios establecidos.
Fase 5: Ajuste seguimiento y feedback:
En esta fase se realizan tres tareas: Los últimos ajustes para el buen funcionamiento, el seguimiento de las mediciones para conocer la evolución y, el feedback para garantizar que estos cambios puedan reproducirse en el futuro de forma más sencilla y económica.
En este punto quizás sea importante que se intenten cerrar las posibles brechas que puedan estar abiertas con respecto a hacer las cosas de forma distinta. Te invito a leer mi artículo: Resistencia al cambio en las organizaciones
También se debe velar por el bienestar de los empleados.
¿Por qué se debe hacer esto?
Se debe velar porque si constantemente se replantea la forma de hacer las cosas, quizás esto no pueda ser del agrado de todos los empleados. Además, la comparación del rendimiento puede llevar a los líderes a pedir siempre más, lo cual, puede llegar a ser bastante agotador para todos.
Lo ideal sería es establecer actividades basadas en «Ganar-Ganar» y reforzar la comunicación.
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El benchmarking: La importancia de analizar el mercado (Gestión y Marketing)
The Benchmarking book. Michael J. Spendolini
Es importante saber que esta herramienta no nos ofrecerá soluciones, simplemente nos aportará información útil para que podamos conocer las mejores prácticas y, tomemos acciones para mejorar el funcionamiento interno de la organización.
De igual forma, el benchmarking nos permitirá mejorar continuamente, debido a que es una práctica que no debería hacerse una sola vez y, también debe estar alineada con nuestros procesos de calidad y mejora continua.
Hablando de nuestros procesos de mejora continua y de la relación tan estrecha que tiene el benchmarking con ellos, te dejo el enlace hacía mis artículos : La filosofía Kaizen y sus principios básicos y Ciclo PHVA de mejora continua
Espero que esta información haya sido de valor para ti.
¿Has utilizado esta herramienta alguna vez? ¿La conocías?. Déjame un comentario.
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Excelente este artículo, estoy muy de acuerdo en que aveces es agotador tantos cambios seguidos, es por ello mejor revisar bien lo que se desea ajustar y aplicar estos pasos para un cambio general y de impacto que impulse a la mejora real.
Hola, es cierto. Los cambios continuos y sin planificación son agotadores. Saludos!