Diferencias entre proceso y procedimiento

Es normal que existan ciertas dudas acerca de las diferencias entre proceso y procedimiento, debido a que ambos términos se encuentran estrechamente relacionados y, tienden a generar confusiones. ¿Sabes tú cual es la diferencia entre ambos? Si no lo sabes, o aún es complicado para ti distinguir cada uno de ellos, te invito a que sigas leyendo.

En este articulo (como en la mayoría), incluí varios ejemplos para facilitar la comprensión entre ambos términos. De igual forma, agregué algunas ilustraciones para mejorar cada uno de los ejemplos. Mi intención, es que te lleves algo de información valiosa el día de hoy y, además aproveches estos minutos de lectura productivamente.

Empecemos por conocer la definición del término: Proceso

En base a las definiciones anteriores, se podría decir que el término proceso se refiere a un conjunto de actividades que se relacionan entre sí, que trabajan en pro de un objetivo en común y, que a su vez poseen entradas que sufren una transformación para originar salidas.

¿A que me refiero con entradas, transformaciones y salidas?

Entradas de un proceso:

Cuando menciono Entradas, estoy apuntando hacia todos aquellos instrumentos, eventos, o actividades que dan inicio a un proceso. Por ejemplo, un Formulario de solicitud de datos personales, una transacción en el sistema SAP, una solicitud vía correo electrónico, una orden de trabajo, un pedido, un requerimiento, procedimientos o instrucciones de trabajo, otros.

Transformación (Proceso):

Por otra parte, una vez que se ha recibido esa entrada e inicia el proceso, las entradas en conjunto con cada actividad, empiezan a sufrir la transformación. Durante el proceso de transformación pueden intervenir actividades que pertenecen a diversas áreas de la empresa, como: Compras, Almacén, Ventas, Capital Humano, Facturación, Operaciones.

Cada área es responsable de ejecutar una tarea que se transformará en la suma de varias tareas, las cuales, tendrán un resultado (positivo o negativo) y, que generará una o varias salidas.

Asimismo, un proceso requiere de diversos recursos para ser llevado a cabo: Maquinaría, herramientas, equipos, recursos económicos, capital humano, otros.

Existen 3 tipos de procesos en una organización: Procesos estratégicos, operativos y de apoyo (soporte). Acerca de estos hablaremos en otro artículo. Por ahora centrémonos en comprender el significado del término en sí y, su relación con las entradas y salidas.

Recuerda que la entrada es el paso de activación para que inicie el proceso (Transformación).

Salidas de un proceso:

Las salidas son el resultado de la transformación que sufren las entradas o tareas que ejecuta cada área y, que podrían identificarse, a través de los siguientes ejemplos: Facturas, órdenes de pago, registros, productos, servicios, residuos, fallos, reprocesos.

Debes recordar que las entradas de un proceso X, pueden ser las salidas de un proceso Z y, que estas salidas a su vez también pueden ser las entradas de otros procesos distintos.

Las salidas son los resultados de un proceso.

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Quizás sea más sencillo si lo vemos en la siguiente imagen:

Sí observas la imagen anterior, podrás notar, cada una de las entradas, el proceso (transformación) y, la salida, que en este caso es un pastel.

De igual forma, te invito a mirar un ejemplo del Mapa de procesos, según la ISO 9001:2015 (Ver aquí).

Las actividades que forman parte de un proceso, se pueden reflejar mediante diagramas de flujo. Te recomiendo leer: Diseño de diagramas de flujo

Vamos a definir el siguiente término del día de hoy: Procedimiento

Si analizamos los conceptos anteriores de Procedimiento, se podría decir que, se refiere a una descripción detallada de los pasos a seguir para ejecutar una actividad especifica que pudiera formar parte de un proceso. Veamos un ejemplo:

Procedimiento de solicitud de materia prima

Responsable: Analista almacén

1. Ingresar al sistema SAP, modulo XYZ ALMACÉN
2. Visualizar el stock de materiales para fabricación del producto A.
3. Generar reporte en el sistema de las materias primas K, L, U que indiquen un stock inferior a 100 en unidades.
4. Generar reporte en el sistema de las materias primas M, J, S que indiquen un stock inferior a 100 en unidades.
5. Enviar ambos reportes vía correo electrónico al Jefe de almacén para que se autorice la realización del pedido.
6. Una vez recibida la autorización, generar la orden de trabajo y pedido en el sistema SAP e imprimir en PDF.
7. Enviar la orden de trabajo y el pedido a través de un correo electrónico al área de compras con copia al Jefe de Almacén.
8. Recibir confirmación del pedido de materias primas y fecha estimada de llegada.
9. Realizar seguimiento al área de Compras.
10. Realizar recepción de las materias primas y, registro de entrada en el sistema.

Hemos visto un procedimiento bastante sencillo, en el cual, intervienen dos áreas: Almacén y Compras. También puedes notar que tiene pasos específicos a seguir para una actividad que está claramente definida «Solicitud de materia prima».

Los procedimientos pueden estar escritos y controlados de forma física (papel) o digital. Asimismo, existen algunos detalles importantes para la redacción de estos documentos (esos los explicaré en otro post próximamente).

Otros ejemplos de procedimientos podrían ser:

Una receta de cocina, las instrucciones de aplicación de un producto para el cabello, los pasos a seguir para solicitar un documento de identidad. Usaré una imagen para ser más específica:

Como puedes observar en la última imagen y, siguiendo el ejemplo del pastel, un proceso puede requerir de varios procedimientos para la ejecución de las fases o etapas y, cada procedimiento a su vez, tendrá una secuencia de pasos para cada tarea especifica.

Quizás sea importante concluir la diferencia entre proceso y procedimiento, a través de una tabla comparativa que especifique de una forma más sencilla lo descrito a lo largo de todo el post:

Diferencias entre proceso y procedimiento

Según lo especificado en la tabla anterior, otro ejemplo de proceso, es el Reclutamiento y selección del personal que está compuesto por varias etapas o fases: Detección de necesidades, definición del perfil, convocatoria, preselección, selección, toma de decisiones, contratación.

Para este proceso de Reclutamiento y selección del personal que he mencionado, existen varios procedimientos que serían, por ejemplo, el procedimiento de detección de necesidades, el procedimiento de definición de perfiles en la organización, otro para realizar las convocatorias y, así sucesivamente. Cada procedimiento va a definir el método y, los pasos a seguir para ejecutar cada fase o etapa de ese proceso.

Por supuesto, pueden existir uno o varios procedimientos dentro de una misma fase del proceso.

¿Qué te ha parecido esta información? ¿He logrado aclarar tus dudas?

Me encantaría leer tus ideas o ejemplos que se te ocurren para comprender las diferencias entre proceso y procedimiento.

¿Cuáles procesos o procedimientos reconoces en tu organización? Déjame un comentario.

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