Hoy te daré algunas ideas para proponer mejoras en tu empresa. Sólo debes observar muy bien que está ocurriendo a tu alrededor para que puedas identificar si puedes aplicar algún cambio de este estilo y, si estos cambios traerán resultados positivos para tu entorno laboral (Yo estoy segura que sí).
La mejor manera de iniciar el camino de la mejora continua en una organización, es empezar por realizar implementaciones pequeñas que requieran poco esfuerzo y que, en un plazo de período de tiempo corto, permitan ver resultados valiosos.
Estos resultados deben ir asociados a la reducción de costos, tiempo, mayor facilidad para ejecutar actividades e incluso se podrán ver a través de la creación de espacios agradables y seguros, que reduzcan la cantidad de accidentes laborales.
Para empezar este tema, me gustaría mostrarte algunos ejemplos de malas prácticas que existen en algunas organizaciones e iré explicando a su vez, algunas ideas para corregir estos fallos. Si en tu organización aún cometen estos errores, es el momento de proponer un cambio que aporte actividades productivas y permita reducir riesgos en el futuro.
Ideas para implementar mejoras en tu empresa
Supongamos que en tu organización se controla la documentación de todos los procesos de forma física, es decir, se tiene un respaldo digital pero también se tiene una copia impresa en físico. La mayoría de los formularios de registros asociados a procesos, se controlan de forma física. Además, existen dos equipos de impresión por cada departamento. Muchas personas imprimen los documentos a color y, mensualmente se están gastando 10 resmas de papel por departamento. Sin embargo, los departamentos de Compras y Ventas, pueden llegar a consumir el doble de papel que el resto de los departamentos.
¿Qué logras notar en este caso?
A simple vista visualizo que hay tiempo y dinero en este caso, que podría estar siendo desaprovechado. Es importante analizar varias actividades y procesos, así como evaluar estrategias que permitan reducir los costes al máximo (Manteniendo siempre la calidad de tu producto o servicio).
Te planteo a continuación algunas sugerencias de aspectos que me parece, se deben revisar:
- Emplea una herramienta para el análisis de causa raíz, como, por ejemplo, los 5 porqués
- Lista de documentos como manuales de normas y procedimientos, manuales de usuario, guías u otros (Información documentada según ISO 9001:2015).
- Lista de formularios que se emplean por departamento, detallando su uso, campos obligatorios, tiempo de resguardo y, respondiendo ¿Por qué deben ser impresos?
- Evalúa el tiempo que se invierte llevando registros tanto en digital como en físico y, las revisiones que afectan a cada tipo.
- Reporte de la cantidad de resmas compradas en los últimos seis meses y, cuantas se han entregado por departamento. Espero que tu organización cuente con estos registros, si no los tiene, es momento de crear un histórico.
- Analizar a partir de un FODA, las posibilidades que tiene la organización de iniciar la digitalización de sus procesos y, considera el tamaño de la organización, requerimientos y oportunidades futuras.
- Crear usuarios en los equipos de impresión para identificar cantidad de impresiones.
- Evaluar qué documentos o formularios deben ser impresos en blanco y negro o color. También se podría establecer un usuario por área para impresiones a color.
- Evalúa la reducción de equipos de impresión por departamento o áreas.
- Evaluar en qué casos es posible utilizar papel reciclado y, crear un espacio donde pueda depositarse para su uso.
- Realiza diagramas de flujo de los procesos de Ventas y Compras. Asegúrate que puedan ser visibles los documentos que aplican a cada actividad.
¿Crees que con las ideas anteriores puedas empezar? Te he proporcionado bastantes ideas para proponer mejoras en tu empresa.
Veamos otro caso de posible mejora en una organización
Según el análisis FODA propuesto para el caso anterior, podrías notar muchas oportunidades de mejora. ¿No tienen un análisis FODA en tu organización? Descarga la plantilla y un caso práctico organizacional
Te apuesto a que muchos empleados esperan oportunidades de crecimiento por parte de su organización, lo cual, podría traducirse en la frecuencia que la empresa les ofrece capacitación. Además, de crecer profesionalmente, esto genera motivación y compromiso por parte de cada trabajador.
Crea un plan de formación interno (si no existe), no tiene por qué ser costoso, se podría iniciar con un plan interno donde participen los expertos de diversas áreas, quienes serán responsables de formar al resto.
Otra opción, es rotar al personal para que realice formaciones externas y, que estos a su vez deban extender la formación a sus compañeros a través de charlas internas o actividades prácticas. Recuerda tener un registro de cada una de las capacitaciones que sean realizadas.
Por supuesto, la forma en la cual, se maneje este tipo de planes de formación, dependerá de la capacidad adquisitiva de la organización y, de su compromiso con cada trabajador.
¿Qué te parece esta idea?
¿Orden y Limpieza?
Cuando llegas a tu lugar de trabajo, y miras la recepción del lugar, el puesto de trabajo de tus compañeros, el tuyo, o todo el lugar en conjunto ¿Qué piensas? ¿Qué sientes?
¿Tienes sensación de tranquilidad? ¿Algún objeto te hace pensar que está mal ubicado?
Por cierto, ¿Han ocurrido accidentes laborales en tu organización? ¿Con que frecuencia?
Si observas que el lugar está sucio, desordenado o que hay muchos papeles y objetos en cada rincón, es hora de que propongas la implementación de la Metodología 5S.
¿No sabes que es la metodología 5S? No te preocupes, te dejo algunos ejemplos de aplicación en la vida diaria, y un Pack con un resumen que podría ser útil para la implementación, aprovecha que puedes descargarlo gratis en la página de Recursos. Además, puedes leer ¿Qué es la metodología 5s?. Si aún no es suficiente con esta información, puedes ver mi curso Metodología 5S donde explico a detalle cada paso a seguir para una adecuada implementación.
Con esta implementación, no sólo lograrás reducir accidentes laborales, tener lugares de trabajo más limpios y organizados, sino que también le servirá a tu organización como base para la aplicación de otras mejoras.
¿Crees que con esta información puedes empezar a observar oportunidades para tu empresa?
Control de stock de material
Aunque te parezca una locura esta idea, no descarto que existan empresas que no tengan registros de entradas y salida de materiales. Este es un aspecto importante que debe ser controlado porque permitirá saber que pérdidas hay, a donde va destinado cada material que ingresa a la empresa y, en qué sé está invirtiendo el dinero. ¿Estás de acuerdo conmigo?
Si tu empresa no cuenta con estos controles, es hora de empezar, lo más recomendable en este caso es tener un sistema donde puedas generar reportes de cada material (también dependerá del tamaño de la organización).
Me parece que, en este sentido, hay dos mejoras a implementar, la primera es que según el volumen de materiales que se reciba o despache, debe existir una persona responsable de verificar, controlar y registrar la actividad.
Por otra parte, si la empresa no cuenta con los medios económicos para implementar un sistema. Empieza por crear una base de datos en Excel. Por favor, cuando hagas la implementación de un formulario en tu empresa, considera ciertos factores antes de elaborar formularios a diestra y siniestra. Lee Formularios ¿As bajo la manga?
¿En tu empresa se controla el stock de materiales adecuadamente?
Acerca de estas ideas para proponer mejoras en tu empresa
Me parece que te he dejado muchas ideas de propuestas que podrías realizar en tu empresa. Sólo revisa una a una y, te darás cuenta que hay más oportunidades de mejora que las que puedes ver a simple vista.
Para llevar a cabo cualquier implementación de mejora, es importante contar con la aprobación y el compromiso de los responsables de las áreas involucradas. Ellos constantemente deben apoyar y liderar cada acción que se emprenda en pro de mejorar la organización.
Muestra tu propuesta de una forma sencilla y, haz bastante énfasis en los beneficios que pueden obtenerse (no olvides incluir factores como el tiempo y dinero).
Espero que te sean útiles estas ideas para implementar cambios en tu empresa y, que obtengas resultados favorables. No olvides suscribirte al blog, si quieres estar informado de publicaciones como está. También puedes apuntarte a mi Newsletter ¡Anímate!. No dejes de aprender.
También te podría interesar:
