La mejora continua, se basa en pequeños cambios que se implementan día tras día en un proceso, proyecto, situación personal, actividad, organización e incluso en un lugar, todo ello, con el fin de facilitar las tareas diarias y, lograr los objetivos planteados inicialmente.
La suma de todos estos pequeños cambios, se transformará en muchas grandes mejoras que servirán «siempre» para minimizar los esfuerzos y, también con el fin de:
- Ejecutar una actividad con más facilidad
- Eliminar retrabajos
- Reducir costos
- Aumentar la productividad
- Disminuir el tiempo de respuesta
- Entre otros beneficios no menos importantes.
La característica más significativa para definir la mejora continua, es que este pequeño o pequeños cambios implementados, no deben suponer un cambio radical. Se trata más bien de un trabajo de hormiguita, que requiere bastante disciplina para ir recorriendo el camino hacia el éxito, paso a paso, aquí no hay atajos y está prohibido correr.
La Mejora continua, no es solucionar todos los problemas a la vez, sino más bien ir agregando ideas que vayan resolviendo dificultades pequeñas, pero que a su vez solventen el problema al 100%. Es lo mismo que en las promociones; «Éxito garantizado».
Si has implementado una mejora en algún proceso o rutina diaria y, ahora te cuesta más realizar esa actividad o notas que existen nuevos problemas, entonces, eso podría significar que quizás no consideraste algunos puntos importantes antes de su implementación.
¿Qué pudiste haber olvidado?
Quizás has olvidado que es bastante importante la previa capacitación, comunicación a los involucrados, trabajo en equipo, análisis de la situación por parte de expertos, compromiso de partes de todos, análisis de la causa raíz del problema.
¿No estarás dando solución a un problema errado? ¿cierto?
Por ejemplo, se te presentan conflictos frecuentes en las actividades diarias; se rompen tuberías, se pierden documentos, se dañan lotes de productos o tal vez se desconfiguran los sistemas informáticos internos y, entonces, tomas una decisión rápida sin analizar las causas ni las consecuencias.
¿Qué se te ha ocurrido hacer?
Decidiste implementar un formulario para registrar la frecuencia de cambio de la tubería, el registro de la salida de documentos, un formulario para registrar los lotes, además del que ya usaban, o un formulario de mantenimiento para configurar los sistemas informáticos.
¿La implementación de un formulario podría solucionar todos los problemas anteriores? Quizás sí, quizás no. Ni tu ni yo podemos saberlo sin antes analizar la situación. Te invito a leer: Formularios ¿As bajo la manga?
Sin duda, lo primero que debiste hacer era identificar el problema real a través de una herramienta de apoyo (más abajo las menciono). También debes incluir en ese análisis a todos los involucrados en el problema para determinar ¿Qué ocurrió? y ¿Por qué ocurrió?. Por supuesto, que en estos casos se debe aplicar una medida correctiva (solución inmediata) pero, como es un caso frecuente, debes implementar acciones de mejora que te permitan ir cambiando los procesos y, asegurar que no vuelva a ocurrir en el futuro.
Ahora, permíteme mencionarte algunas metodologías, a las cuales, me refiero en este artículo. Existen diversas metodologías de mejora continua que son bastante antiguas, incluso se desarrollaron antes de que yo naciera (y seguramente antes de que nacieras tú). Al menos que hayas nacido antes de 1940.
Dichas técnicas fueron creadas bajo un enfoque netamente empresarial. Sin embargo, en los últimos años se han ido aplicando a nivel personal. Algunas de estos métodos son:
Estas dos últimas, engloban a la mayoría de las metodologías de mejora continua aplicadas en las organizaciones.
Asimismo, existen diversas herramientas de apoyo como el FODA (Fortalezas, oportunidades, debilidades, amenazas), técnicas de administración del tiempo, metodología 5S, Diagrama causa-efecto, 5 porqués que sirven de apoyo a la mejora continua.
La magia de la mejora continua
La magia de la mejora funciona cuando te das cuenta de que no se trata de hacer magia para mejorar, se trata más bien de implementar pequeños cambios a diario (que no requieran de tanto esfuerzo) pero que te permitan formar una gran transición para lograr resultados exitosos, y es allí, en ese momento, cuando podrás disfrutar de la magia del cambio.
Considera que dependiendo de la metodología que apliques a tu problema y, según el tipo o tamaño del problema, verás resultados más rápidos o lentos y, también variará el impacto de los resultados.
Te recomiendo, hacer planes estratégicos tanto a nivel personal como laboral para tener clara la visión de lo que se desea lograr. De igual forma, te aconsejo improvisar lo menos posible cuando de mejoras se trata, porque podrías estar saboteando los resultados de tus proyectos, y desviándote del preciado camino del éxito.
Para realizar la implementación, debes elaborar un plan que contenga actividades, responsable de cada actividad, fechas de inicio/fin, y establecer tiempos de duración por actividad que sean objetivos. Por lo general, no deberías establecer plazos superiores a un mes dependiendo de la situación. Sin embargo, para mejoras que requieran mayor esfuerzo, tienes la posibilidad de dividirlas en fases. Recuerda, las mejoras, no son cambios drásticos.
Otro punto vital a considerar durante la implementación de una mejora, es el uso de indicadores de gestión, o cualquier herramienta que te permita medir los resultados para realizar una comparación entre el antes y, el después de la mejora. Los resultados deben ser mostrados a todos los participantes y, debe reconocerse su trabajo y esfuerzo a favor del cambio.
Espero hay sido útil esta información. Si quieres seguir aprendiendo acerca de mejora continua, te invito a suscribirte a mi blog:
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