¿Qué es un diagrama de flujo y cómo se hace?

Para realizar un diagrama de flujo, es necesario conocer algunas herramientas y normativas aplicables.

¿Sabes que es un diagrama de flujo del proceso?

Los diagramas de flujo son representaciones gráficas que emplean símbolos para representar las etapas o pasos de un proceso, la secuencia lógica en la que estas se realizan, y la interacción o relación de coordinación entre los encargados de llevarlas a cabo.

Existen variedad de tipos de diagramas para realizar la representación de un proceso y, son usados según el objetivo que desees alcanzar con su elaboración.

Algunos de los objetivos que se persiguen al crear un diagrama de flujo (además de realizar la representación gráfica de un proceso), podrían ser: Identificar cuellos de botella para corregirlos, detectar el tiempo invertido en cada actividad, eliminar pasos repetitivos, definir responsables para cada actividad, mejorar la distribución de las tareas, detectar tareas manuales para automatizarlas, entre otros.

Ventajas del diagrama de flujo

Dentro de las ventajas de realizar un diagrama de Flujo podemos encontrar:

• Descripción visual de las actividades de un proceso, lo cual, favorece la comprensión del proceso/procedimiento.
• Muestra los límites de un proceso (inicio – fin).
• Permite la visualización de la secuencia de actividades y relación entre ellas.
• Permite identificar puntos críticos del proceso y, puntos de control para el establecimiento de indicadores de gestión (KPI).
• Facilita la visualización de los recursos involucrados en el proceso.
• Permite identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso.
• Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los reprocesos, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión.
• Muestran las interfases cliente – proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas.
• Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.

Símbolos para elaborar diagramas de flujo

Los Diagramas de flujo se dibujan generalmente usando algunos símbolos estándares; Sin embargo, algunos símbolos especiales pueden también ser desarrollados de forma interna por la organización cuando sean requeridos. Los símbolos más usuales son:

Me parece importante aclarar que cada organización podría y, debería crear un estándar interno acerca de los símbolos que desea emplear para elaborar sus diagramas de procesos (Estandarización). Al realizar esta actividad, deben regirse por alguna normativa específica tanto interna como externa y considerar, el sector al cual se dedican y los requerimientos propios.

Los criterios, en los cuales, puede basarse una organización podrían variar. Sin embargo, es importante considerar hacía qué área o nivel organizativo va dirigida la información que se encuentra en el diagrama.

El objetivo principal de un diagrama de flujo, es que todos puedan comprender la información allí plasmada de una forma sencilla. Si empleas un exceso de símbolos y la persona que utilizará el diagrama los desconoce y, siente que es muy difícil usarlo, habrás invertido tiempo en un diagrama que no aporta valor al público al cual va dirigido.

Claro, por supuesto que existen las leyendas, pero, ¿no sería más sencillo si pudieras comprender el diagrama a simple vista?

Normas para la elaboración de diagramas de flujo

Por su parte, te menciono a continuación las normativas más reconocidas que contienen la simbología para elaborar un diagrama de flujo:

• American National Standard Institute (ANSI).
• American Society of Mechanical Enginners (ASME).
• International Organization for Standardization (ISO)
• El Instituto Alemán de Normalización (Deutches Institut fur Normung e.V – DIN).

Descargar guía gratis para elaborar diagramas de flujo.

¿Cómo hacer un diagrama de flujo?

1. Los Diagramas de flujo deben escribirse de arriba hacia abajo, y/o de izquierda a derecha.

2. Los símbolos se unen con líneas, las cuales tienen en la punta una flecha que indica la dirección en que fluye la información de procesos, se deben de utilizar solamente líneas de flujo horizontal o verticales (nunca diagonales).
3. Se debe evitar el cruce de líneas, si quisiera separar el flujo del diagrama a un sitio distinto, se puede realizar utilizando los conectores. Se debe tener en cuenta que solo se van a utilizar conectores cuando sea estrictamente necesario.

4. No deben quedar líneas de flujo sin conectar.

5. Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible, preciso, evitando el uso de muchas palabras.

6. Todos los símbolos pueden tener más de una línea de entrada, a excepción del símbolo final.
7. Solo los símbolos de decisión pueden y, deben tener más de una línea de flujo de salida.

8. Los símbolos deben ser del mismo tamaño.

Programas para hacer diagramas de flujo

Actualmente existen variedad de programas/softwares a través de los cuales se pueden elaborar diagramas de flujo e incluso existen muchas opciones online:

• Microsoft Power Point: Esta es una opción que particularmente no recomiendo para crear diagramas de flujo, debido a que me parece que genera retrabajos al momento de mover los símbolos u organizarlos (aunque te confieso que lo usaba en mis inicios). Puedes intentarlo y, luego cuéntame tu experiencia.

• Microsoft Visio: Uno de mis softwares preferidos para realizar diagramas de flujo es Visio de Microsoft. Este programa te permite ahorrar tiempo en la elaboración de diagramas y, contiene toda la simbología necesaria. Además, si luego de haber finalizado la elaboración del diagrama, te das cuenta que falta incluir algún paso o realizar modificaciones, puedes incluir rápidamente un símbolo en cualquier parte del diagrama sin que esto afecte el orden que tenías plasmado.

A continuación te dejo el enlace por si deseas adquirir el producto o revisar sus características:

Al hacer click en el siguiente enlace, estarás accediendo directamente a la web oficial de Amazon. Este enlace ha sido generado a partir del programa de afiliados de Amazon UE, por lo cual, es posible que yo pueda ganarme una pequeña comisión si realizas la compra de este producto accediendo desde el enlace indicado.

Microsoft Visio 2019 standard

• LucidChart: Con esta herramienta puedes elaborar diagramas de flujo en línea y, te permite la colaboración entre equipos en tiempo real. Tienes una versión gratuita y varios planes de pago.

• Creately: Se trata de otro programa online de tipo colaborativo que te permite realizar diagramas. También tiene una versión gratuita y planes de pago. Este programa incluye variedad de plantillas y símbolos aplicables a diversas áreas de la organización.

Diagrama de flujo de proceso industrial

A continuación, te comparto un ejemplo de un diagrama de flujo bastante sencillo acerca de la «Elaboración del pan». Este diagrama ha sido realizado con el programa Visio, e intencionalmente quiero que sepas, he empleado símbolos de la normativa ANSI pero, a la vez he utilizado únicamente 5 de sus símbolos

¿Por qué?

Porque este es un diagrama sencillo que cualquier persona podría comprender si no tiene experiencia o nunca ha visto un diagrama. Puedes elaborar tu diagrama tan sencillo o tan complejo según lo decidas (siempre considerando las normativas que estás utilizando).

Por supuesto, podría incluir una leyenda en este diagrama para facilitarlo aún más, te la dejo a continuación:

¿Quieres aprender más acerca del diseño de diagramas de flujo?

Descarga la guía ¡Gratis! para elaborar diagramas de flujo. Contiene una actividad práctica.

Suscríbete para recibir información acerca de mis publicaciones. ¡Anímate!

También podría interesarte:

Mejora continua:

Lean Office ¿Qué es?

Principios 5S en la vida diaria

Kaizen en la vida diaria con ejemplos