Hoy te voy a contar 5 formas de ahorrar mediante la estandarización de actividades en tu rutina diaria a fin de que puedas ahorrarte unos minutos tanto a nivel personal como laboral y ¿por qué no? algo de dinero.
La estandarización se trata de crear un modelo a seguir para que todos los involucrados en un proceso o actividad, sean capaces de ejecutar dicha tarea de forma sencilla, reduciendo el tiempo de ejecución, el uso de recursos económicos, materiales y, por ende, aumentando la productividad.
Según lo anterior, podríamos resumir la estandarización en 5 aspectos fundamentales:
- Todo igual siempre.
- Todos saben qué hacer y cuándo hacerlo.
- Todo identificado y rápidamente ubicable.
- Uniformidad en actividades.
- Todo documentado y normalizado.
¿Por qué es importante estandarizar las actividades?
La importancia de estandarizar las actividades, radica en qué verás grandes resultados inmediatamente, sin necesidad de hacer grandes inversiones económicas, así como ahorrarás dinero y tiempo invertido en tareas que podrías terminar rápidamente. Algunos de los beneficios de estandarizar son:
- Reducción de tiempos de búsqueda.
- Reducción de tiempos de respuesta.
- Aumento de la productividad.
- Evitar actividades repetitivas.
- Evitar a dos personas haciendo la misma actividad de distinta manera.
- Evitar la duplicación de actividades en un proceso.
- Mejorar la comunicación entre involucrados.
- Reducción de pérdidas.
- Procesos documentados.
- Mayor fluidez en las actividades.
- Definición de roles: Cada quién sabe qué hacer y cuando hacerlo.
- Mejor distribución de tareas.
Ahora sí, veamos 5 formas de ahorrar mediante la estandarización:
- Define un lugar para cada cosa, ya sea en tu casa o lugar de trabajo e identifica cada área. Por ejemplo:
- Establece un lugar para colocar la ropa sucia e incluso puedes estandarizar la separación por colores.
- Define una zona para colocar las llaves de cada integrante de la familia, lo cual, reducirá el tiempo de búsqueda al salir de casa.
- Identifica lugares para la colocación de documentos y, evita imprimir documentos que sean innecesarios. Con este simple paso, contribuyes con el medio ambiente y ahorras dinero en impresiones.
- Coloca etiquetas con nombres a los envases de la cocina para que sean más sencillo de ubicar visualmente.
- Ordena los libros por temas, colores o frecuencia de uso.
- Organiza e identifica las carpetas de archivos según frecuencia de utilización.
- Organiza la comida por fecha de caducidad, tipo de alimento y mejora visibilidad en estantes/ nevera: Esto permitirá evitar desechar comida vencida, facilitar la búsqueda, dar mejor uso a los alimentos y, por ende ahorrar dinero en compras innecesarias. También podrías establecer una frecuencia de compra según el uso o fecha de caducidad del alimento.
- Planifica tu día y define rutinas: Organiza las actividades a ejecutar, por lugares, horas más apropiadas y según disponibilidad del día.
Continuemos aprendiendo…
- Prepara las meriendas y ropa el día anterior: Seguro te ahorrarás algunos minutos el día siguiente (a mi me funciona).
- Establece normas de este tipo tanto en casa como en la oficina:
- Apagar las luces en las horas de descanso o cuando nadie esté utilizándolas, es una forma sencilla de contribuir con el ambiente y ahorrar dinero en facturas.
- Reciclar las bolsas de plástico de las compras y aprovecharlas para desechar la basura, en vez de invertir dinero en comprar bolsas plásticas especiales.
- Recicla los objetos que no se emplean en la oficina u hogar y, si tienen buen funcionamiento, donar o vender para ganar algo de dinero.
Para estandarizar debes considerar que:
Un estándar debe ser sencillo de comprender para todos, ser visual y no suponer una carga para la ejecución de las tareas. Además se debe informar a todos los involucrados acerca de los cambios que se desean implementar antes de iniciar su ejecución.
En todos mis artículos insisto en que la comunicación es un proceso bastante importante a la hora de realizar cualquier implementación de mejora (Tanto a nivel personal como organizacional), te invito a leer el siguiente artículo que plantea 8 hábitos para mejorar la comunicación interna de tu empresa por Iván Torres.
Si quieres conocer más acerca de estandarización, deberías leer: Estandarización de procesos
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