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Estandarización de procesos

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La estandarización de procesos, es una actividad fundamental en las organizaciones, constituye parte de la base para cualquier implementación Lean Manufacturing en conjunto con la metodología 5S. Además, permite definir la mejor forma de ejecutar las tareas, reducir tiempos de respuesta, tiempos de ejecución, cumplir con normativas y, aumentar la productividad.

Estandarizar es: Todo igual.

Para que exista una estandarización efectiva es necesario que todas las personas involucradas participen en el proceso, que se capacite a los participantes y, que el estándar a implementar represente la forma más sencilla de ejecutar las tareas, más cómoda y, que sea seguro para todos.

¿Estas de acuerdo?

La estandarización de procesos en las organizaciones, puede desarrollarse de diversas formas:

Muchas empresas se toman bastante en serio el tema de la estandarización de procesos, e intenta implementar todos los controles necesarios para aumentar la productividad y disminuir los costos a través de ella. Por otra parte, existen organizaciones que aún no comprenden la importancia de la aplicación de estos cambios para el desarrollo y crecimiento de su negocio.

En mi experiencia, podría describir 4 niveles de compromiso en las empresas según la importancia con la que se trata el tema de la estandarización:

Organizaciones que poseen un nivel de estándares alto

Estas, cuentan con una persona o área de Calidad que se encarga de establecer, documentar y, controlar la información relacionada a cada proceso de la empresa, esto lo realiza a través de Manuales de normas, formularios, manuales de usuario, u otros. Asimismo, la persona o área designada es responsable de monitorear las actividades para asegurar que cada uno de los procedimientos se implementan y se cumplen según lo establecido.

photo of people doing handshakes
Organizaciones según tipo de estandarización. Photo by fauxels on Pexels.com

Empresas con nivel medio de estándares

En este tipo de negocios, existe la información documentada, pero existen fallos en el control y monitoreo de las actividades, por ejemplo, los trabajadores no conocen la información descrita en cada manual de procedimientos, porque no han sido informados ni involucrados en la creación de los mismos.

Si tu negocio carece de estándares, te recomiendo evaluar qué ocurre.

Organizaciones con estandarización baja

En este tipo de negocio, alguna vez se ha documentado algún proceso, se ha realizado la identificación de algunas áreas de trabajo, pero nadie sabe dónde se encuentra la información porque realmente es un aspecto que no parece tener la suficiente importancia.

Empresas con estandarización de procesos nula

Son aquellas, donde la creación de un manual de normas y procedimientos, la colocación de etiquetas de identificación, o la asignación de un lugar para cada herramienta, es considerada una pérdida de tiempo. Siempre hay mucho trabajo y, no hay tiempo para hacer pausas y, realizar este tipo de actividades.

¿Cómo podría influir un texto en un papel en mis actividades diarias? Podría influir reduciendo tu dinero.

¿La ausencia de estándares podría influir en los costos?

Si, la ausencia de estándares podría generar el incremento de gastos de la organización. Cuándo los procesos no son revisados y, se improvisa con mucha frecuencia, lo más probable es que estés influyendo negativamente en el presupuesto de la empresa. Seguramente lo estés haciendo de la siguiente forma:

  • Haces más horas extras para poder culminar las actividades.
  • Inviertes más tiempo en la búsqueda de herramientas, documentos e implementos.
  • Reduces el tiempo de respuesta porque no existen roles claros en la empresa (No sabes que debes hacer).
  • Cometes errores en la fabricación de los productos por desconocimiento del proceso y, esto conlleva al aumento de los tiempos de producción.
  • Existe una inadecuada distribución de tareas e implementos de trabajo.
  • Haces muchas tareas repetitivas e innecesarias.

Existen muchas formas para estandarizar procesos, veamos algunos ejemplos:

Utiliza carteles

«Una imagen vale más que mil palabras». Los carteles ayudarán a comprender fácilmente las tareas, a recordar y, visualizar todo de una forma más simple.

Carteles para estandarización de procesos

Procedimientos operacionales

Los procedimientos deben ser simples y, detallar cada uno de los pasos a seguir para realizar una operación. De igual forma, deben funcionar para realizar la capacitación a los involucrados, así como nunca deben suponer una carga o actividades complejas para la persona que ejecuta las tareas.

Procedimientos para estandarización de procesos

Formularios

Los formularios deben ser sencillos de completar y, se debe comprender el uso.

Formularios para estandarización de procesos

Diagramas de Procesos

Utiliza Diagramas de procesos e incluye leyendas o la menor cantidad de simbología posible. El diagrama debe ser entendible para todos.

Diagramas para estandarización de procesos

Otro ejemplo de estandarización de procesos:

Ejemplo de proceso sin estandarizar

En la imagen anterior, se puede apreciar un ejemplo de proceso bastante sencillo y básico, en el cual, ambos operarios realizan la misma actividad ejecutando los pasos con una secuencia diferente. ¿Qué ocurre?. En la imagen se plantean 4 posibles causas.

Sin embargo, lo ideal es realizar un análisis del proceso, empleando herramientas adecuadas para identificar el ¿Por qué? está ocurriendo esta situación. Asimismo, se debe evaluar porque el operario 1 demora menos tiempo que el operario 2 en realizar la misma cantidad de pasos.

Es cierto, que el objetivo de la planificación de la producción, es reducir tiempos de fabricación para aumentar la productividad, siempre y cuando esta reducción de tiempos, no afecte la calidad del producto ofrecido.

«Nadie sabe qué hacer, nadie lo hace».

¿Cómo evitarlo?

  • Definir roles: ¿Quién realiza cada actividades?
  • Identificar actividades: ¿Qué se debe hacer?
  • Establecer método de trabajo: ¿Cómo se deben ejecutar las actividades?. Es recomendable hacer esto incluyendo a las personas involucradas para definir eficazmente cual es el mejor método a utilizar.
  • Documentar: Documentar cada una de las actividades que se han establecido anteriormente.
  • Formación: Informar a los involucrados de todos los aspectos que se han definido y, realizar actividades prácticas para asegurar que se cumple con los objetivos.
  • Seguimiento: Controlar que las actividades se realizan tal como se ha establecido en la información documentada y, hacer cambios si es requerido.

Beneficios de la estandarización de procesos

  1. Sirve para crear históricos y preservar el conocimiento.
  2. Apoya la medición del desempeño.
  3. Es una base para la mejora continua.
  4. Funciona como soporte para la capacitación del personal.
  5. Proveen la base para las auditorías.
  6. Permite disminuir la recurrencia de errores.

La estandarización requiere compromiso por parte de los líderes y una buena comunicación hacia el resto de los compañeros. También, es imprescindible realizar un adecuado seguimiento para asegurar el cumplimiento de cada una de las implementaciones llevadas a cabo.

Si quieres aprender más sobre estandarizar, te invito a leer: 5 formas de ahorrar mediante la estandarización

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Muchas gracias por visitar mi blog.

¡Hasta la próxima!

Autor:

Ingeniero Industrial. Especialista en documentación y mejora de procesos. Profesional con amplios conocimientos en Diseño de manuales de normas y procedimientos, implementación de mejora de procesos bajo diversas metodologías cómo Lean manufacturing, entre ellas: (KAIZEN, PHVA, JUST IN TIME, metodología 5S, otras). Conocimientos y experiencia en metodologías de análisis y resolución de problemas.

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