La mayoría de las veces nos acostumbramos a hacer nuestras actividades de trabajo automáticamente, es decir, no nos detenemos a cuestionar ¿por qué ejecutamos algunas tareas de cierta forma? ¿Por qué tenemos retrasos en la búsqueda documentación? O ¿por qué demoramos más en dar respuesta a nuestros clientes? El lean office es una herramienta que permite analizar, dar respuesta a estos problemas y optimizar las tareas administrativas en las empresas.
Lean office significa “oficina esbelta”, esto hace referencia a eliminar los desperdicios que se generan en el ambiente de trabajo de oficinas y áreas administrativas. Consiste en aplicar los principios de la filosofía de mejora continua del Lean Manufacturing.
El término Lean (delgado, esbelto, magro) aplicado a un sistema productivo significa ágil, flexible. El sistema Lean management tiene su origen en el sistema de producción desarrollado por Taiichi Ohno en los años 50.
Dicho sistema permite que los trabajadores puedan mejorar continuamente su trabajo y, a la vez define lo que se espera de ellos.
El objetivo del lean es simplificar y optimizar los procesos sin poner en riesgo la calidad, hacer evaluaciones constantes y mejorar continuamente.
El uso de esta herramienta facilita y agiliza nuestros procesos a través de:
- El análisis de procesos de cada área del negocio para reducir las pérdidas de tiempos y movimientos innecesarios.
- Estudiar la distribución de actividades del personal para evitar la burocracia y optimizar el desarrollo de los procesos.
- Analizar cada área para evitar los tiempos de espera y la sobreproducción.
- Revisar el espacio físico de trabajo y la distribución de los elementos a fin de reducir accidentes laborales, mejorar el ambiente y ubicar los objetos con mayor rapidez. Esto es posible a través de la implementación de la metodología 5S
- Evaluar constantemente los procesos, innovar y desarrollar estrategias para la optimización de las tareas del negocio.
“Descartar todo lo que no permita la fluidez de los procesos a través del Lean Office”
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Recomendaciones para lograr una adecuada implementación del Lean Office
- Contar con el apoyo de los líderes del negocio.
- Tener una buena comunicación con el equipo de trabajo.
- Generar un equipo participativo, en el cual, todos estén al tanto de la información, métodos y valores.
- Seguimiento constante de los nuevos métodos de trabajo.
- Enseñar a través del ejemplo.
- Estandarizar los procesos.
Beneficios del Lean office
- Ahorro de horas de trabajo.
- Facilidad en la ejecución de actividades.
- Simplificación de procesos.
- Aumento de la productividad.
- Mejorar la experiencia de nuestros clientes.
- Posicionarse mejor con respecto a la competencia.
- Posibilidad de anticiparse ante los problemas que puedan surgir.
- Prevenir accidentes laborales.
- Aumento del trabajo en equipo.
- Reducción de costes y aumento de la rentabilidad.
Es común que se haga más fácil detectar un problema, cuellos de botellas, fallos en máquina cuando ocurren a nivel de fábrica. Sin embargo, en el caso de los procesos administrativos suele ser un poco más complicado detectar que algo falla.
Por ejemplo, cuando hay mucho papeleo, cada quién tiene su manera de trabajar, los procedimientos escritos están desactualizados y nadie los pone en práctica se puede utilizar el Lean Office para mejorar.
Ejemplos de tareas que pueden mejorarse usando el lean Office
- Si se detecta un exceso de formularios y papeleo para solicitar u ofrecer un servicio.
- Ejecución de actividades manuales en vez de usar softwares especializados.
- Necesidades de capacitación.
- Las personas no saben qué hacer (falta de estandarización).
- Impresión de documentos innecesarios.
- No hay claridad de las prioridades.
- Múltiples versiones de documentos o documentos obsoletos.
- Falta de firmas digitales.
- Retrasos en entregas.
- Formatos incorrectos.
Recomiendo incluir la aplicación del ciclo PHVA para asegurar la revisión y mejora continua de los procesos.
Todas las organizaciones poseen una estructura distinta para la implementación y control del proceso de mejora continua, lo importante es seguir paso a paso las recomendaciones y, cumplir con lo establecido en el Ciclo PHVA.
Otra herramienta muy útil para emplear en la implementación del Lean office, es el uso de la gestión visual para exponer los nuevos métodos y procedimientos en un lugar donde todos puedan visualizarlo fácilmente.
Y tú ¿Cómo mantienes la mejora continua? ¿Cómo transformas la cultura de tú organización?
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