Formularios ¿As bajo la manga?

Actualmente, el uso de los formularios en cualquier organización es primordial para realizar el registro de las actividades diarias, debido a que sirven para recolectar información que puede ser útil para el desarrollo, ejecución, control y mejora de los procesos. Sin embargo, no siempre todo es color de rosa, algunas organizaciones emplean los formularios de una forma errada. Estas organizaciones quizás se basan en la premisa Formularios ¿As bajo la manga?

¿A qué me refiero con esta premisa?

Pues, voy a explicarlo durante el desarrollo del artículo, pero antes vamos a conocer:

¿Qué son los formularios?

Los formularios son documentos que se encuentran constituidos por campos vacíos que deben ser rellenados por un individuo u organización, a fin de aportar datos de un tema específico. Estos, pueden ser completados de forma digital o física (Papel).

Ventajas del uso de formularios:

• Normalización y uniformidad de los datos suministrados.
• Estandarización de procesos.
• Ahorro de papel y mejor control de documentos (en el caso de formularios digitales).
• Recolección de datos pre-establecidos.

Hasta ahora todo bien en cuanto a las ventajas que nos ofrecen los formularios, pero ¿Qué te parece si hablamos de las desventajas?. Muchas veces hacemos uso excesivo de las herramientas que tenemos a la mano y, esto puede traer consigo consecuencias negativas.

Algunas organizaciones tienen como cultura, realizar el diseño e implementación de formularios como parte de sus planes de mejora, lo cual, es aceptable siempre y cuando se realice un análisis previo del ¿Por qué se quiere crear un formulario? y, se tenga claro que el formulario dará respuesta a un problema existente, permitirá lograr mejores resultados en el proceso, será una estrategia de control o reducirá el tiempo invertido en alguna actividad específica.

Entonces, ¿Qué debemos hacer?

Yo sugiero que antes de tomar la decisión de invertir tiempo creando un formulario para dar solución a un problema, se analicen las causas, por las cuales, se genera ese problema, y, se responda a la pregunta ¿El diseño e implementación de un nuevo formulario va a solucionar mi problema? o:

• ¿Generará más documentos que controlar?
• ¿Documentos que nadie va a rellenar?
• ¿Otro problema?

Veamos algunos ejemplos de problemas que intentan ser solucionados a través de la implementación de un formulario, sin previa evaluación:

Formularios ¿As bajo la manga?

Tweet

Para que un formulario sea considerado como una mejora de procesos o la solución de un problema, debe cumplir ciertas pautas:

• Tener un fin (evitar formularios innecesarios).
• Buen diseño.
• Fácil de completar por el usuario.
• Facilitar actividades del usuario.
• No tener campos excesivos o innecesarios.
• Fácil de controlar, distribuir, archivar.
• Estar alineado en relación a los procedimientos y métodos.

Leer: La filosofía Kaizen y sus principios básicos

Recomendaciones para la creación: Formularios ¿As bajo la manga?

• Realizar un análisis de causa raíz del problema que se presenta y, evaluar la necesidad existente a través de una herramienta metodológica como: 5 porqués, Diagrama de Ishikawa, lluvia de ideas.
• Considerar que los formularios deben ser diseñados para facilitar la vida del usuario y, no para generar procesos tediosos.
• Evitar campos innecesarios o complejos de llenar.
• Asegurarse de que existirá un responsable de asegurar el llenado del formulario, y de su adecuado resguardo. Además, se debe evaluar que la información recolectada será útil para la toma de decisiones o mejora de un proceso.

Muchas veces, se crean formularios para cumplir con normativas o regulaciones del país, negocio o sector, pero si creas un formulario que no aporte valor a tu organización y, que solo funcione para mostrar a alguien un registro, debes saber que estarás agregando una actividad a tu proceso que no aporta valor.

Y, tú ¿Cuál es el uso que le das a los formularios?

Luego de leer el artículo de formularios ¿Serás más cuidadoso (a) al usar ese as bajo la manga en tu organización?.

^{_{Por favor, no olvides leer la letra chiquita.}}

¡Hasta la próxima!

También te podría interesar:

Mejora Continua:

Lean Office ¿Qué es?

Principios 5S en la vida diaria

Kaizen en la vida diaria con ejemplos

Te invito a suscribirte a mi blog: