Mejorar tiene como objetivo, salir de la zona de confort (aunque no sé por qué le llaman así, a mí me parece que no es nada confortable). Salir de esta zona, incluye romper paradigmas y creencias antiguas. Es ser más flexibles y promover un cambio continuo que permita avanzar en el transcurso del tiempo. Sin embargo, poco se habla de aquellas cosas que deberíamos evitar para garantizar los resultados esperados, así que te invito a conocer 5 errores habituales que cometemos durante la mejora de un proceso.
¡Errar es de humanos!
No obstante, cuando de mejora continua se trata, es más sencillo evitar estos desaciertos, a través de procesos y actividades controladas. La finalidad, es aprender sobre todo de las experiencias, a fin de no incurrir en los mismos errores que se han incurrido anteriormente al implementar la mejora de un proceso.
¿Esto aplica únicamente a organizaciones?
Por supuesto que ¡No!
Estos errores que te comentaré a continuación, pueden ser cometidos tanto a nivel personal como organizacional cuándo se implementa una mejora.
¡Presta mucha atención!
1. Falta de apoyo de los líderes en la mejora de un proceso
Cuando se trata de una organización, algunos líderes no han comprendido la importancia y la influencia que tiene su participación en los proyectos de mejora continua. Todos los cambios que vayan surgiendo en la empresa, deben ir encabezados por el responsable, quién enseñará y creará la cultura de mejora, a través del ejemplo.
En muchas ocasiones los líderes generan brechas en la aplicación de acciones de mejora, debido a que dan prioridad a actividades que van surgiendo de la nada. Por lo cual, al no existir una cultura fuerte de hábitos de mejora, se interrumpe la continuidad de las actividades.
Este tipo de líderes, suelen asignar personas al equipo pero, al mismo tiempo generan confusión, al establecer otras actividades que son más prioritarias y, que deben sustituir a las primeras. De esta forma, los proyectos de mejora, suelen retrasarse durante meses.
«Si eres Líder de un proyecto de mejora, céntrate en el objetivo. Emplea bien las estrategias y recursos para evitar desvíos en el camino».
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¿Qué dice un líder no comprometido con la mejora de un proceso?
«Hemos tenido 3 reuniones de mejora este mes y, no veo los resultados». ¿Cuándo estará listo lo que pedí?
La mejora es un proceso lento que se realiza paso a paso con una planificación orientada al futuro. De modo que, la mejora se produce, cuando la organización aprende de si misma, teniendo en cuenta sus fortalezas y debilidades.
Liderando la mejora personal
Por otra parte, si tu caso es que estas aplicando un plan de mejora personal, seguramente tu eres la líder o el líder del proyecto que estas llevando a cabo. Lo anterior, significa, que debes analizar cuáles serán las acciones que tomarás para auto-motivarte e incentivar la continuidad de las actividades.
Suele ser mucho más complicado tener que evaluarse a si mismo, así que, en este caso, necesitarás de mucha disciplina y sinceridad de tu parte. Por ejemplo, supongamos que te propones organizar tu ropa y cosas el día anterior, a fin de ahorrar tiempo el día siguiente, pero ese día prefieres mirar la televisión, te agotas y vas directo a la cama. Piensas, mañana me levantaré diez minutos antes, pero, suena la alarma y no lo haces, en este caso, estás auto saboteando las actividades y, por ende, los resultados que esperas.
No te sientas mal (pero corrígelo). Lo anterior, es exactamente lo que hacen algunos líderes en las empresas, sabotean las actividades que planifican y, muchas veces no son conscientes.
Por otra parte, la diferencia es que, en su caso, las consecuencias son mayores porque están afectando a la organización y, a todo el equipo de trabajo incluido en los planes, ya que estos están ejecutando actividades que no son valoradas.
2. Elegir la causa errada de un problema
Identificar la causa real del problema o el motivo real por el cual, se desea aprovechar una oportunidad de mejora, es vital para tener éxito en la aplicación.
¿Por qué es importante conocer la causa raíz del problema para la mejora de los procesos?
Esta pregunta, es fácil de contestar. Si estás aplicando una solución que no corresponde al problema que estás trabajando ¿Cómo vas a poder solucionarlo?
Imagina que estas preparando un bizcocho y se quema. Te das cuenta que la temperatura, era la adecuada para realizar la cocción, entonces la siguiente vez, colocas una temperatura menor, aunque no es la recomendada y, mantienes el mismo tiempo de cocción pero se vuelve a quemar el pastel en la parte superior y, te queda crudo en el centro.
Medidas de acción en la mejora de los procesos
Típicamente, solemos aplicar medidas de acción, sin analizar la verdadera causa raíz del problema, por desconocimiento. Algunos motivos podrían ser: Molde demasiado grande o profundo, rejilla demasiado alta en el horno, falla del horno, el molde no esta centrado en el horno.
Existen diversas técnicas de análisis para identificar la causa raíz del problema. Yo te propongo usar los 5 porqués para realizar un estudio profundo del problema que permita preparar el plan de acción para aprovechar las posibles oportunidades de mejora.
3. Establecer un alcance incorrecto en la mejora de un proceso
Evita la creación de expectativas demasiado altas e irreales, debido a que de esta forma será imposible alcanzar los propósitos deseados. En muchas organizaciones se cree que los resultados llegarán de la noche a la mañana. Sin embargo, lo habitual es que se vayan obteniendo pequeños cambios, los cuales, van acumulándose en el tiempo y, complementándose entre sí, hasta lograr el objetivo final.
Lo mejor, sería establecer un plan o varios planes de trabajo para objetivos pequeños, considerando que todos los planes creados vayan en una misma dirección hacia el logro de la meta final. Estos planes podrán pertenecer a varios equipos de trabajo o áreas de la empresa, debido a que cada actividad debe ser asignada a especialistas con conocimientos en la temática.
Establecer un alcance incorrecto en la mejora de procesos, puede generar muchos dolores de cabeza
Por ejemplo, en un plan de reducción de tiempos de entrega de productos al cliente, estarán involucrados varios pequeños planes que apuntan al mismo fin, con un equipo de trabajo adaptado a cada plan y un objetivo específico. Sin embargo, cada uno de estos objetivos, tendrá un alcance que contiene tiempo, áreas participantes y, un listado de actividades a ejecutar con respectivos responsables.
- Ventas: Identificar los motivos de incumplimiento del plazo de entrega de productos al cliente y, establecer un plan de acción para reducirlos.
- Producción: Implementar un nuevo sistema para realizar la planificación del proceso de fabricación de productos A, B y C considerando los tiempos de llegada de materia prima y, recursos disponibles.
- Logística: Implementar un nuevo proceso de inspección de documentos que asegure el cumplimiento de los requisitos legales para entrega al cliente.
¿Crees que todos los objetivos anteriores se pueden lograr en una semana? o ¿Qué una sola persona se pueda encargar de realizar este análisis sin reunirse con las áreas involucradas e incluso sin observar los procesos?
Espero tengas la respuesta acertada en este momento y, puedas evitar cometer este error común en la mejora continua.
¿Qué pasa cuándo estableces un alcance irreal a nivel personal?
Por otra parte, te daré un ejemplo que he utilizado antes pero que me encanta porque es muy sencillo para comprender este tema de mejora continua.
Te propones bajar de peso, y tu objetivo final son veinte kilogramos, pero tienes 7 años comiendo de forma inadecuada y has ganado esos kilos extras durante ese periodo de tiempo. Evita establecer como objetivo, bajar el total de kilogramos en un mes, porque seguramente fracasarás.
¿O crees que soy muy negativa e ilógica al decirte esto?
¿Qué deberías hacer para disminuir errores en tu plan de mejora continua?
Establece varios objetivos pequeños y periodos de prueba, como por ejemplo:
Para establecer el objetivo final, te aconsejo que consultes con un especialista, por ejemplo, cuántos kilogramos puede perder por semana y, en base a ello establecer el tiempo final de tu plan, pero recordando que tienes pequeños objetivos que debes ir cumpliendo y, que van directamente alineados a tu meta final.
Fíjate que los periodos de tiempo establecidos, son cortos y, van alineados con el objetivo final. De igual forma, todos esos hábitos que has implementado en el periodo de prueba, debes mantenerlos para poder continuar avanzando en tu plan, y luego para mantener los resultados en el tiempo.
4. Insuficiente o incorrecta formación al implementar la mejora de los procesos
Para realizar la implementación de una mejora. Lo ideal, es realizar un periodo de prueba de implementación y, previo a este deben realizarse las capacitaciones que se consideren adecuadas.
De la misma forma, se debe informar el nuevo proceso a todos los involucrados para que la gente sepa que se quiere lograr, como se hará, porque se hará y para cuando se quiere conseguir.
¿Qué suele ocurrir?
Se implementa la mejora, sin establecer un período de prueba y, además, no se informa a las personas que realizarán las nuevas actividades.
Por ejemplo, se establece un listado de preguntas para recaudar información del cliente, pero no se forma al responsable de la actividad, simplemente se le entrega la lista y, no sé especifica exactamente lo que se desea lograr ni el porqué, pero, resulta que cada respuesta que se obtenga de esa lista, se relaciona directamente con un proceso que se ha de seguir y, el responsable no lo sabe.
¿Logras ver como se generan más problemas cuándo no se planifica bien una mejora?
Lo ideal, es realizar un plan de formación dirigido especialmente al plan de mejora, la organización en este caso decidirá lo más conveniente según sus medios. Por otra parte, si tu plan es a nivel personal también debes consultar con especialistas, leer, investigar en internet acerca de lo que harás.
5. Incorrecto sistema de medición en la mejora de un proceso
Si realizas un plan de mejora continua y, quieres medir los resultados a medida que se desarrollan las actividades, a fin de ir ajustando para garantizar los resultados establecidos.
Es importante, que desarrolles un indicador de gestión que vaya totalmente alineado y validado según lo que se desea visualizar.
La medición de resultados es imprescindible en un plan de mejora continua.
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Si deseas conocer la cantidad de pedidos entregados con retraso, debes establecer un indicador que vaya acorde a esta información. Por ejemplo:
Posteriormente, debes realizar un análisis más profundo del motivo, por el cual, se han entregado estos pedidos con retrasos. Algunos motivos pueden ser: Documentación incorrecta, demora en la inspección, condiciones climáticas, retraso en tiempos de producción, inadecuada planificación de las entregas, falta de recursos, fallas en la comunicación entre áreas.
¿Conoces algún otro motivo?
Medición a nivel personal
Te has propuesto realizar comer en casa 5 días de la semana, debido a que últimamente comes fuera hasta 6 veces a la semana. ¿Qué deberías medir?
Mediré cuánto dinero gasto al mes o mediré la cantidad de kilos que he subido.
¡NO!
Te sugiero que tus objetivos sean más específicos. Por ejemplo, puedes medir cuanto te ahorrarías al mes si no comieras tantas veces fuera, esto en al ámbito económico. Lo ideal, es hacer una comparación entre los gastos en el supermercado y, el costo del menú en el restaurante.
Por otra parte, puedes usar un listado para medir la cantidad de veces que comes fuera por semana, tienes que realizar uno inicial e ir comparando con los resultados de la siguiente semana.
Primera Semana: Inicial
Instrucciones: Coloca el número «Uno» en la celda si has comido fuera y, el número «Dos» si has comido en casa.
A mí me parece que es muy sencillo de visualizar directamente en la tabla, pero si quieres ir un poco más allá. Te propongo usar los datos de la tabla así:
Aplicando la formula, se tiene:
«Trabaja en disminuir este porcentaje».
Ahora bien, si has prestado atención al texto, podrás observar que todos los errores se relacionan entre sí de alguna forma y, pueden afectar cualquier parte de tu implementación.
Finalmente, ya sabes cuales son los 5 errores habituales en la mejora de un proceso, así que, es hora de empezar a evitarlos.
¿Se te ocurre algún otro error? Déjame un comentario.
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