La filosofía Kaizen y sus principios básicos

La filosofía Kaizen y sus principios básicos, establecen que nada puede considerarse terminado o totalmente mejorado. Siempre existe una oportunidad de cambio y de mejora. Asimismo, está técnica es aplicable a nivel personal como organizacional.

Otra forma de comprender la definición del Kaizen, es que se basa en la acumulación de muchos cambios pequeños que permiten obtener un gran impacto susceptible de impulsar repercusiones significativas en un corto plazo de tiempo.

Por otra parte, la etimología de la palabra Kaizen proviene del japonés. Kai, significa “Pequeño”, “reducido”, “continuo” y “bueno”.  Zen significa “Bueno” y “cambio favorable”. Se pronuncia tal y como se escribe. Esta palabra forma parte del sistema de producción de Toyota quien lo interpreta como “pequeñas mejoras continuas”.

El Kaizen se realiza en conjunto con el Ciclo de Deming o ciclo PHVA que establece 4 pasos para la implementación de la mejora continua (Planificar- Hacer- Verificar- Actuar). Te invito a leer acerca de esta técnica en el artículo CICLO PHVA de mejora continua.

Según estas técnicas, para la implementación de cualquier mejora, se deben:

• Establecer metas claras y realistas.
• Revisar el estado actual y desarrollar un plan de optimización.
• Implementar mejoras.
• Revisar y aplicar correcciones.
• Realizar un informe de resultados y dar seguimiento.

Para que la filosofía Kaizen funcione, debe existir:

• Proactividad de parte de los participantes.
• Capacidad para la toma de riesgos inteligentes.
• Existir una buena comunicación.
• Formación para todos los involucrados.
• Liderazgo que permita que cada uno de los involucrados sea capaz de identificar y sugerir mejoras en su área. Cada quién conoce mejor su trabajo y, forma de mejorarlo.
• Es importante atacar la causa-raíz del problema para evitar que se repita.
• Compromiso  de parte del equipo de trabajo.

Aunque en algunos libros se habla acerca de 10 principios básicos del Kaizen, leyendo el libro el libro que especifico a continuación, he encontrado una forma interesante de explicar 15 principios del Kaizen que engloban todo el proceso de mejora continua.

A continuación te dejo el enlace del libro, por si deseas leerlo.

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Poder KAIZEN: El método preferido de Mejora Continua para maximizar los resultados de toda organización.

Principios básicos del Kaizen

1. Desarrollo sustentable: Las metas de corto plazo nunca deberían llevar el timón de las metas a largo plazo. Fijar objetivos basados en una filosofía a largo plazo.
2. Estandarización (Seiketsu): Las tareas estandarizadas son el trabajo preparatorio para el mejoramiento continuo, por lo tanto, aplica revisiones visuales a los procesos estandarizados.
3. Sistema Pull: Utiliza un sistema Pull para evitar el exceso de producción.
4. Nivela la carga de trabajo (Hiejunka): Trabaja como la tortuga, no como la liebre; por lo tanto, nivela la carga de trabajo de manera precisa y uniforme.
5. Sistema de las 5S: Es la guía definitiva para cualquier lugar de trabajo organizado. Leer artículo ¿Qué es la metodología 5S?
6. Toma de decisiones: Crea decisiones colectivas mediante consenso y luego considerando todas las opciones e implementando las decisiones a través de la gente involucrada.
7. Tarjetas visuales Kanban / Semáforos (ANDON): Usa control visual de modo que ningún problema se pueda esconder.
8. Parar cuando hay un problema (Jidoka)/ A prueba de errores (POKA YOKE): Para obtener buena calidad a la primera, establece una cultura de parar para arreglar los errores, incluso a costa de parar el proceso completo. Toyota no se enfoca en cero tiempos de ocio. La línea de producción para deliberadamente cuando hay un problema (Jidoka) de forma que los problemas se señalan y se corrigen sin una reacción en cadena de errores que se acumulan. Por lo tanto a prueba de errores (Poka Yoke) tiene alta prioridad.

Ya casi conocemos todos los principios Kaizen…

9. Desarrollo de liderazgo: Crea líderes quienes puedan realizar el trabajo meticulosamente, que vivan las creencias y se las faciliten a otros.
10. Tecnología probada / simplificada y en un formato altamente ilustrado: Únicamente utiliza tecnología confiable, visual, ampliamente probada, la cual le sirva  a tu gente y formatos en un formato simple y altamente ilustrado.
11. Transparencia: Sé transparente y respeta tus redes extendidas de asociados, proveedores y clientes.
12. Tres fortalezas digitales de TPS: Los principios más importantes de TPS (Toyota production System) son: Mejora continua (KAIZEN) y reducir desperdicio (MUDA) tal como trabajo innecesario, flujo de trabajo irregular e inventario excesivo. Mientras que un inventario justo a tiempo (JIT) habilita la producción eficiente, pero no sin vulnerabilidades, Toyota mantiene una relación muy cercana con sus proveedores así como con sus clientes y es muy transparente en relación a sus acciones de corrección, procesos de mejoramiento y por lo tanto, es un pionero en establecer completa transparencia en cuanto a reclamos o corrección de defectos.
13. Genchi Gembutsu (ir a la raíz del problema): Una idea que resuena es la Genchi Gembutsu. No puedes estar seguro de haber encontrado parte de un problema a menos que vayas y averigües por ti mismo la fuente del problema.
14. Establecer bases (NEMAWASHI): Es una parte esencial de la cultura de disciplina y gente enfocada. Básicamente, a todos a quienes afecte una decisión deben ser consultados previamente sobre el “paradigma de la solución al problema”.
15. Reflexión implacable (Hansei): Crea una cultura de reflexión implacable y mejoramiento continuo (KAIZEN). Añadiendo valor conscientemente a la organización y desarrollo del proceso, la gente y los asociados.

Beneficios de la filosofía Kaizen y sus principios

• Disminución de desperdicios.
• Aumento de los niveles de satisfacción tanto en clientes internos como externos.
• Mayor grado de compromiso por parte de los involucrados, debido a que su participación desde el inicio, les permite sentirte parte del esfuerzo y logros obtenidos.
• Aumento de la productividad, competitividad y disminución de costos.
• Fortalecimiento del trabajo en equipo.
• Disminución de tiempos de respuesta.
• Consigue mejoras a corto plazo.
• Permite eliminar procesos repetitivos.
• Estandarización de procesos.

¿Qué no es el método Kaizen?

• Cambios drásticos (Eso es re-ingeniería).
• Plazos extremos para el cierre de las tareas (Los plazos de cierre deben ser cortos).
• Soluciones complicadas.
• Una simple inversión en tecnología.
• No es una obligación.
• No es un sistema basado en una sola persona.

Y como he mencionado en la mayoría de mis artículos de mejora continua, la comunicación durante todo el proceso es uno de los ingredientes más importantes para el desarrollo exitoso de las mejoras. Asimismo, siempre te encontrarás con participantes que sienten temor o resistencia a los cambios, por lo cual, debes estar preparado para controlar la situación de la mejor manera posible. Te invito a leer:

5 Aspectos que no te permiten avanzar

6 actitudes que requieren cero talento

10 Frases típicas de resistencia al cambio

Aquí te dejo mi artículo acerca de la aplicación del Kaizen en la vida diaria porque en este blog quiero enseñarte cómo aplicar las metodologías de mejora en tu vida diría de una forma sencilla para que mejores tu productividad y, logres resultados exitosos en tus proyectos personales.

Además, tengo material con ejemplos de aplicación real tanto a nivel personal como organizacional. Visita la página de recursos.

Te invito a suscribirte a mi blog para que recibas la información. Gracias por leerme.

¡Hasta la próxima!

Bibliografía utilizada:

• Lareau, William. (2003).  Office Kaizen: Cómo Controlar y Reducir Los Costes de Gestión en la Empresa. FC Editorial. Fundación Confemetal. Madrid. Edición en español.
• Godínez González, Ana María.  Hernández Moreno, Gustavo. (2018). Poder KAIZEN: El método preferido de Mejora continua para maximizar los resultados de toda organización garantizado. Editorial: Ignius media innovation. México.