Imagina que eres una persona bastante organizada con un puesto de trabajo impecable, tus actividades están bien planificadas y el orden te genera total tranquilidad. Ahora, imagina que el puesto de tu jefe es todo lo contrario. ¿Crees que esto podría afectar la ejecución de actividades y causar improductividad? Te dejo 5 consejos para trabajar con un jefe desorganizado.
La desorganización física o a nivel de tareas puede afectar la productividad y causar caos en las organizaciones. Incluso, podría ser la causa mayor de los problemas de una empresa.
¿Podría ser un escritorio limpio y ordenado símbolo de gran liderazgo?
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Sobrecarga de tareas cuando tienes un jefe desorganizado
Si tienes un jefe desorganizado quizás hayas notado una mala distribución o sobrecarga de tareas en tu área de trabajo, lo cual, te ha llevado a convertirte en un bombero que vive apagando fuegos constantemente.
¿Te suena?
Como siempre recomiendo, es importante que analices cuales son las causas que están generando los problemas para poder mejorar. Si no conoces el origen del problema, es imposible que puedas cortarlo de raíz.
Puedes emplear un diagrama causa- efecto o diagrama de Ishikawa. Aquí te dejo el enlace para que puedas empezar el análisis: Diagrama de Ishikawa con ejemplos
Sin embargo, si has identificado claramente que los problemas son ocasionados por tu líder, te invito a seguir los siguientes consejos:
5 cosas que necesitas saber para trabajar con un jefe desorganizado
Sé un solucionador (a) de problemas
Haz un pequeño análisis de cuáles son los mayores problemas en tu trabajo y cómo influye que tu jefe sea desorganizado. Luego, intenta elaborar una lista de ideas para crear posibles soluciones.
Puedes leer: ¿Qué es la lluvia de ideas y para qué sirve?
Ejemplo: Supongamos que desde hace 3 semanas has enviado un e-mail semanal a tu jefe para que revise y apruebe el informe de finanzas, lo cual, te permitirá realizar el cierre del mes, pero hay un problema: ¡Nunca responde!
El último día de plazo, tu jefe revisa el informe y plantea correcciones que te obligan a cambiar el 90% de la información, debes quedarte a trabajar horas extras y ya tenías planes con tu familia.
La situación anterior resulta frustrante porque ocurre con mucha frecuencia.
¿Qué hacer?
Programa un recordatorio a diario a primera hora del día, en el cual, te acerques 5 minutos a conversar con tu jefe, le saludes y le recuerdes las actividades que están pendientes para su revisión.
También es importante que le recuerdes los plazos de entrega. No hay nada más desagradable que te cambien los plazos frecuentemente y sin motivo aparente.
Es bastante probable que, con el paso de los días tu jefe se haya creado un hábito secreto, a través del cual, se pregunte inconscientemente ¿Qué tendrá este chico (a) para hoy?
Comprueba las asignaciones de tu jefe vía correo electrónico
¿Te ha ocurrido que tu jefe a veces asigna tareas con mensajes vagos?
Escribe un correo con el resumen de las asignaciones conversadas, así le ayudarás a recibir una confirmación de las tareas. Por otra parte, intenta que el correo sea breve, claro y que especifique exactamente lo dicho en la reunión.
Ayúdale a delegar
No esperes a que tu jefe llegue al modo de crisis. Sé proactivo (a) y mantente a un paso por delante.
Evalúa esas pequeñas tareas de 10 minutos que quitan tiempo. Quizás puedas proponer el uso de una plantilla que disminuya esfuerzos y aumente la productividad.
¿Qué puedo quitarle del plato a mi jefe para que sea más proactivo?
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Otra actividad que puedes realizar, es dar pocas opciones a tu jefe con propuestas bien sustentadas. Esto permitirá que pueda tomar decisiones más rápidas y acertadas.
Clasificar y ordenar
Si tu jefe es una de esas personas que deja todo para última hora y pide regularmente que le encuentres documentos extraviados. Te recomiendo lo siguiente:
Emplea bandejas con etiquetas que permitan revisar los documentos con mayor rapidez a simple vista.
Ejemplo: Documentos para revisar, documentos para aprobar, documentos para archivar, entre otros.
Si tu caso es que emplean carpetas compartidas a nivel digital, encárgate de que se encuentren clasificadas e identificadas adecuadamente. Envía una lista de enlaces para que puedo anclarlos a la barra de inicio.
Es posible que a veces se te asignen muchas actividades, pregunta el orden de prioridad para que puedas elaborar una lista con plazos de entrega coherentes.
Dar el ejemplo
Una excelente manera de ayudar a los demás a ser organizados, es que te organices tu primero. Actuar como pilar de apoyo y predicar a través del ejemplo es un buen paso para empezar.
Por ejemplo, puedes limpiar tu puesto de trabajo antes de irte a casa.
Te recomiendo leer ¿Qué es la metodología 5S?
Recuerda que somos el promedio de las 5 personas con las que pasamos más tiempo. No puedes cambiar la personalidad de tu jefe, así que te recomiendo que te centres en sus fortalezas.
Uno de los consejos que nunca falla al momento de aplicar cualquier estrategia de mejora, es la comunicación. No dudes en pedir 5 minutos a tu jefe para transmitir tus inquietudes, la mejor forma de canalizar los esfuerzos, es acordando estrategias que permitan avanzar a a todo el equipo.
Finalmente, es importante aprender a poner límites a tu jefe de equipo y comunicarle que tienes obligaciones personales extras al trabajo. No permitas que tu jefe se convierta en una persona insaciable que aumenta tus horas de trabajo innecesariamente.
Si me lees con frecuencia, seguramente estas esperando que te cuente como aplicar estas recomendaciones de mejora continua a nivel personal. Y claro que te lo voy a contar, pero hoy de forma distinta, aquí te va:
Leyendo el artículo te has dado cuenta que el jefe desordenado ¡Eres tú!
¡Oh! Qué sorpresa.
Pues, ya sabes que debes seguir los 5 pasos que te he indicado para que no seas el tormento de tus empleados.
¿Tienes algún truco para lidiar con un jefe desorganizado? Déjame un comentario.
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